Rückzahlung von Ausbildungskosten

Die Interessenlage bei der Rückzahlung von Ausbildungskosten

Arbeitgebern und Arbeitnehmern ist gleichermaßen daran gelegen, vorhandenes Wissen zu vertiefen und neues zu erwerbe. Fortbildungen sind kostspielig. Nicht nur die die Fortbildung an sich kostet etwas. Es fallen Reise- und Übernachtungskosten an und der Arbeitnehmer wird unter Umständen während der Fortbildung bezahlt von der Arbeit freigestellt.

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Für den Arbeitgeber, der derart in seinen Arbeitnehmer investiert, stellt sich die Frage, ob er die Rückzahlung von Ausbildungskosten verlangen kann, wenn sich der Arbeitnehmer recht bald nach der Fortbildung aus dem Staub macht oder wenn er die Fortbildung abbricht. Der Arbeitnehmer hat ein Interesse daran, dass er durch die Bürde der Rückzahlung von Ausbildungskosten nicht übermäßig lange an seinen Arbeitgeber gebunden ist. Schließlich will der Arbeitnehmer sich beruflich weiter entwickeln und die neuen Kenntnisse in einem anderen Umfeld anwenden.

Bildnachweis: onemorenametoremember / photocase.de

Wann ist die Rückzahlung von Ausbildungskosten zulässig?

Das Bundesarbeitsgericht definiert „Ausbildung“ wie folgt:

• Der Arbeitnehmer entwickelt sein Kenntnisse und Fähigkeiten weiter.
• Es kann sich auch um eine Vertiefung und praktische Übung von vorhandenen Kenntnissen handeln.
• Der Arbeitnehmer hat einen praktischen beruflichen Nutzen von der Ausbildung.

Wenn aber die Qualifizierungsmaßnahme dem Arbeitnehmer einen Vorteil verschafft, dann sind Rückzahlungsklauseln zulässig. Ein solcher Vorteil liegt darin, wenn der Arbeitnehmer

• höhere Qualifikation und eine neue, höher bezahlte Stelle zugewiesen bekommt oder
• nach der Qualifizierung eine gute Chance hat, auf eine besser bezahlte Stelle befördert zu werden (tatsächlich muss die Beförderung nicht erfolgen)
• durch die Qualifizierung bessere Chancen auf dem allgemeinen Arbeitsmarkt hat
• Kenntnisse erwirbst, die er auch sonst gut verwenden kann und für deren Erwerb man sonst Geld bezahlen müsste

Wenn nur vorhandene Kenntnisse vertieft werden sollen, ohne dass es dem Arbeitnehmer einen Vorteil bringt, sind Rückzahlungsklauseln unwirksam.

Bindungsdauer

Wie lange der Arbeitnehmer nach einer Bildungsmaßnahme beim Arbeitgeber bleiben muss, um der Rückzahlung von Ausbildungskosten zu entgehen, richtet sich nach der Dauer der Ausbildung und den Kosten der Ausbildung. Die absolute Höchstgrenze sind 5 Jahre.

Hier muss aber im Einzelfall geschaut werden, ob die Dauer der Bindung angemessen ist. Arbeitgeber müssen vorsichtig hinsichtlich der Bindungsdauer sein, denn eine zu lange Bindungsdauer lässt die gesamte Rückzahlungsklausel unwirksam werden.

So gibt es folgende Faustregeln für Rückzahlung von Ausbildungskosten, die aber nicht zwingend in jedem Einzelfall gelten müssen. Bei einer Fortbildungsdauer

• bis zu einem Monat – maximal 6 Monate Bindung
• bis zu 2 Monaten – maximal 12 Monate Bindung
• zwischen 3 und 4 Monaten  – maximal 24 Monate Bindung
• von mehr als 6 Monaten bis ein Jahr – maximal 3 Jahre Bindung
• von mehr als 2 Jahren – maximal 5 Jahre Bindung

Wobei jeweils davon ausgegangen wird, dass der Arbeitnehmer in der Zeit der Weiterbildung von der Arbeitsleistung freigestellt wird. Unbedingt erforderlich ist, dass sich der Rückzahlungsbetrag mit der Zeit verringert. So ist zum Beispiel bei einer 3-jährigen Bindungsdauer die Abschmelzung des Rückzahlungsbetrages von 1/36 pro Monat angemessen.

Was ist, wenn der Arbeitgeber die Beendigung zu verantworten hat?

Eine Rückzahlungsklausel muss die Fälle ausschließen, in denen das Arbeitsverhältnis auf Veranlassung des Arbeitgebers endet. Das kann eine Eigenkündigung des Arbeitnehmers sein, die durch das Verhalten des Arbeitgebers provoziert wurde. Es kann aber auch eine betriebsbedingte oder krankheitsbedingte Kündigung des Arbeitgebers sein, die die Rückzahlung von Ausbildungskosten entfallen lässt. Immer dann, wenn der Arbeitnehmer die Beendigung nicht durch sein Verhalten verursacht hat, ist die Rückzahlung unzulässig. Das muss auch in der vertraglichen Regelung schon zum Ausdruck kommen.

Vorzeitiger Abbruch

Hier gilt die Faustregel:

• Bei sehr langen Ausbildungen, wie zum Beispiel einem Studium, muss der Arbeitnehmer eine gewisse Zeit überlegen dürfen, ob er das Ganze durchziehen möchte. Das heißt, wenn er nach einigen Monaten merkt, dass dieses Studium nichts für ihn ist, muss er ohne Furch vor horrenden Rückzahlungskosten abbrechen dürfen. Hier liegt die Grenze der Überlegungsfrist bei einem Jahr.
• Bei kurzen Ausbildungen gibt es keine Überlegungsfrist. Der Arbeitnehmer muss die begonnene Ausbildung beenden. Fraglich ist nur, wie es sich verhält, wenn die Rückzahlungspflicht an eine nicht bestandene Prüfung gekoppelt ist. Dabei kommt es darauf an, in wessen Verantwortungsbereich das „Durchfallen“ fällt.
• Wenn das Arbeitsverhältnis auf Veranlassung des Arbeitnehmers vor dem Ende der Ausbildung endet, ist die Rückzahlung auch zulässig. Dieser Fall muss natürlich in der Rückzahlungsklausel geregelt sein.

Was muss zurückgezahlt werden

Es ist wichtig, dass sich aus der Rückzahlungsklausel selbst schon ergibt, was der Arbeitnehmer im Ernstfall zurückzahlen muss.

In Frage kommt hierbei:

• während der Ausbildung gezahltes Arbeitsentgelt inkl. Arbeitnehmeranteil am SV-Beitrag
• Reise- und Übernachtungskosten
• Die Kosten der Ausbildung selbst.

Wichtig ist, dass bei Fortbildungskosten darauf geachtet wird, eine monatliche Staffelung vorzunehmen. Der rückzahlbare Betrag muss im Laufe der Bindungszeit monatlich abschmelzen.