Einwurf-Einschreiben – Keine rechtssichere Zustellungsmethode

Die Entscheidung

Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 7. Mai 2026 – Az. 2 AZR 184/25

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 7. Mai 2026 entschieden (2 AZR 184/25), dass das sogenannte Einwurf-Einschreiben der Deutschen Post AG nicht rechtssicher ist – zumindest nicht bei dem Verfahren, das die Post derzeit verwendet.

Der Sachverhalt – Was war der Streitfall?

Ein Arbeitnehmer war mehrfach längere Zeit krank. Ein Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, mit einem längerfristig erkrankten Mitarbeiter ein sogenanntes „betriebliches Eingliederungsmanagement" (BEM) durchzuführen, bei dem herausgefunden werden soll, wie genau der Arbeitnehmer in Zukunft ohne Gefährdung seiner Gesundheit beim Arbeitgeber eingesetzt werden kann.

Der Arbeitgeber hatte den erkrankten Mitarbeiter mehrmals zu solchen Gesprächen eingeladen – im Januar 2020, November 2020, November 2021, Juni 2022 und August 2022. Im August 2022 nahm der Mitarbeiter tatsächlich teil.

Dann war der Mitarbeiter im Frühjahr und Herbst 2023 wieder krank – wieder mehr als sechs Wochen. Der Arbeitgeber schickte daraufhin am 11. Oktober 2023 eine neue Einladung zu einem BEM-Gespräch – als Einwurf-Einschreiben.

Das Problem: Es war streitig, ob dieses Schreiben beim Mitarbeiter angekommen ist. Der Arbeitgeber behauptete, das Schreiben sei zugestellt worden, weil er dies per Einwurf-Einschreiben versendet habe. Der Mitarbeiter sagte: Ich habe das Schreiben nie erhalten.

Das BEM-Gespräch fand nicht statt. Der Arbeitgeber kündigte das Arbeitsverhältnis am 15. Dezember 2023. Der Mitarbeiter verklagte seinen Arbeitgeber und bekam Recht.

Wie funktioniert das Einwurf-Einschreiben technisch – das zentrale Problem?

Um die Entscheidung des BAG zu verstehen, muss man wissen, wie die Deutsche Post AG das sogenannte „Scan-Verfahren" bei Einwurf-Einschreiben praktiziert:

Der Zusteller steht vor dem Hausbriefkasten des Empfängers und vergewissert sich, dass der Name des Empfängers am Briefkasten steht. Dann scannt er die Sendungsnummer mit einem tragbaren Scanner ein. Anschließend unterschreibt der Zusteller auf dem Eingabefeld des Scanners – mit seiner eigenen Unterschrift. Das Datum wird automatisch gespeichert. Der Zusteller beendet den Vorgang im Scanner-System.

Und erst dann – erst nach all diesen Schritten – wirft der Zusteller den Brief in den Hausbriefkasten. Sofort nach der Unterschrift werden alle Daten vom Scanner ins Tracking-System der Post übertragen.

Warum ist das ein Problem?

Hier liegt der juristische Knackpunkt: Normalerweise kann man davon ausgehen, dass wenn jemand die Zustellung eines Briefes bestätigt hat, dieser Brief auch tatsächlich zugestellt wurde. Das man einen „Anscheinsbeweis" – ein logischer Schluss, der normalerweise funktioniert.

Aber bei diesem Verfahren der Post funktioniert dieser logische Schluss nicht mehr. Der Zusteller unterschreibt und bestätigt die Zustellung – bevor er den Brief in den Briefkasten wirft. Die Bestätigung kommt zeitlich VOR der tatsächlichen Zustellung, nicht danach.

Das bedeutet: Es ist theoretisch möglich, dass der Zusteller alles im System dokumentiert und unterschreibt, den Brief dann aber nie in den Briefkasten wirft, weil er es im Stress vielleicht vergisst. Das Verfahren bietet also keinen Nachweis, dass der Brief tatsächlich eingegangen ist.

Die Entscheidung des BAG – Was bedeutet das konkret?

Das BAG entschied: Es gibt keinen Anscheinsbeweis für die Zustellung beim Scan-Verfahren der Post. Der Arbeitgeber konnte daher nicht nachweisen, dass das BEM-Einladungsschreiben vom 11. Oktober 2023 tatsächlich beim Mitarbeiter angekommen ist.

Weil der Arbeitgeber die Durchführung eines BEM nicht nachweisen konnte– weil nämlich der Mitarbeiter die Einladung nie erhalten hat – war die Kündigung sozial ungerechtfertigt. Der Mitarbeiter gewann den Prozess. Es ist zwar nicht, so, dass ein BEM eine Voraussetzung für eine krankheitsbedingte Kündigung ist. Ohne ein ordnungsgemäß durchgeführtes BEM kann der Arbeitgeber jedoch die negative Prognose nicht allein auf bisherige Fehlzeiten stützen, sondern muss detailliert darlegen, dass auch ein BEM keine milderen Mittel eröffnet hätte. Andernfalls ist die Kündigung regelmäßig unverhältnismäßig und damit sozial ungerechtfertigt.

Praktische Konsequenzen für Arbeitgeber

Das BAG stellt klar: In vielen deutschen Personalabteilungen herrscht die Überzeugung, dass das Einwurf-Einschreiben der Deutschen Post AG eine sichere Methode ist, um wichtige Mitteilungen wie Kündigungen oder bEM-Einladungen zuzustellen.

Das BAG sagt dazu deutlich: Das ist falsch!

Das Scan-Verfahren bietet weder einen Nachweis noch einen Anscheinsbeweis für eine ordnungsgemäße Zustellung.

Was müssen Arbeitgeber stattdessen tun? Sie müssen entweder:

Den Brief durch einen eigenen Boten persönlich übergeben lassen, oder

Den Brief persönlich an den Mitarbeiter übergeben.

Das ist aufwändiger und teurer als das Einwurf-Einschreiben – aber dafür rechtssicher.

Fazit

Das Urteil ist eine wichtige Warnung an Arbeitgeber: Die vermeintlich sichere und günstige Lösung (Einwurf-Einschreiben) ist rechtlich nicht sicher.

Wer auf Nummer sicher gehen möchte, muss in die teurere und aufwändigere persönliche Zustellung investieren – sonst riskiert man, dass eine wichtige Kündigung oder Einladung vor Gericht keinen Bestand hat.

von: Dr. Sandra Flämig | Kategorie: Blog